Peor aún, quizás hasta lo confudes con digitalización y digitización.
La realidad es que en el contexto PYME, las personas tienden a mezclar éstos términos o de plano los utilizan como sinónimos.
He observado que e incluso, quienes deberían saber mejor (Consultores y otros expertos), cometen éstos errores.
Te quiero explicar, en éste artículo, dichos tres términos y cómo se relacionan con las tecnologías digitales, tomando como ejemplo las tecnologías API (interfaz de programación de aplicaciones, por sus siglas en inglés).
Comencemos por observar la siguiente pirámide que marca la relación entre dichos términos:
Está un poco raro, el término, pero por Digitización nos referimos a la creación de una representación digital de objetos físicos.
Ejemplo clásico: Cuando escaneamos un documento en papel y lo guardamos como documento digital (por ejemplo, PDF).
En otras palabras, la digitización se trata de convertir algo no digital (o análogo) en una representación digital, y a partir de ahí, dichos archivos pueden ser utilizados por sistemas computacionales para diferentes usos.
Si bien, una API no digitiza por sí sola, sí desempeña el papel de integrar dos sistemas informáticos. Por ejemplo, un usuario ingresa su información personal en una aplicación móvil (Por ejemplo, del banco). La aplicación móvil envía esta información a una API que llevará dicha información a un sistema backend o base de datos. Los datos son accesibles para otros sistemas informáticos.
La digitización en sí no tiene valor comercial. Sin embargo, sienta las bases para el aprovechamiento de datos. En otras palabras, es el habilitador para crear valor comercial, el cual sí necesita datos.
Digitalización
La digitalización se refiere a habilitar, mejorar o transformar procesos comerciales mediante el aprovechamiento de tecnologías digitales (por ejemplo, API) y datos digitizados. Eso significa que la digitalización supone la digitización como se describe anteriormente.
Veamos un ejemplo clásico:
- Una empresa contrata a un nuevo empleado que necesitará un teléfono móvil con suscripción para comunicarse con los clientes y su equipo.
- Como parte de su incorporación, el empleado tiene que escribir un correo electrónico al su gerente para que le provea ambas herramientas (móvil y suscripción).
- El gerente envía un fax con la información del empleado a la compañía de telecomunicaciones para ordenar ambas herramientas.
- En la compañía de telecomunicaciones, un agente ingresará la información del fax en el sistema y comenzará el proceso de cumplimiento de la orden.
- Después de algunos días, el administrador recibe el teléfono y la suscripción, pero sin tarjeta SIM.
- El administrador espera hasta que llegue la tarjeta SIM y envía todo al empleado.
- Después de dos semanas, el empleado está listo para comunicarse con su equipo y clientes.
¿Qué pasa si digitalizamos la incorporación de ese mismo nuevo empleado?, ¿Cómo lo haríamos?
Cuando RRHH emplea a una persona, se activa un proceso que solicitará automáticamente un teléfono móvil, una suscripción y una tarjeta SIM a través de la compañía de telecomunicaciones. El pedido activa automáticamente el proceso de cumplimiento del pedido. La compañía de telecomunicaciones enviará todo de una vez a la dirección del lugar de trabajo del empleado. El empleado ya tendrá su teléfono móvil funcionando desde el primer día.
Para este objetivo, la compañía de telecomunicaciones ofreció una API que realiza las órdenes de teléfono móvil, suscripción y tarjeta SIM, la cual la compañía la integra en su proceso de contrataciones y se activa automáticamente.
De la misma manera en que anteriormente nos preguntábamos cuál era el valor comercial del concepto de Digitización, ahora nos preguntamos, ¿Cuál es el valor comercial de la Digitalización?
El valor comercial de este ejemplo mencionado consta de tres valores:
- El empleado es productivo y puede crear valor desde el primer día porque puede comunicarse con los clientes y su equipo (En lugar de esperar varias semanas).
- El administrador se actualiza automáticamente sobre el nuevo empleado, el teléfono móvil y la suscripción. Puede concentrarse en apoyar a sus empleados en lugar de traducir y enviar correos electrónicos a un fax y recolectar productos.
- La compañía de telecomunicaciones reduce los costos para el proceso de cumplimiento de pedidos. El agente puede centrarse en las interacciones generadoras de valor con el cliente e invertir más tiempo en una mejor experiencia del cliente.
Finalmente, parte del proceso de incorporación (Conseguirle teléfono móvil, suscripción y tarjeta SIM al nuevo empleado) se mejora e incluso se transforma. Más específicamente, el proceso está automatizado y reduce el esfuerzo manual por completo.
Este es un ejemplo de dos compañías (La original y la de telecomunicaciones) que aprovechan las tecnologías digitales como API para mejorar o más bien transformar los procesos comerciales.
Interesante, ¿No?... Ahora viene lo bueno.
Transformación Digital
La transformación digital es la transformación profunda de las actividades comerciales, las competencias de las empresas y sus modelos de negocio para aprovechar al máximo las oportunidades de las tecnologías digitales.
Por ejemplo, digamos que una empresa tiene información personal sobre muchos clientes. Otras compañías tienen que verificar la información personal para hacer negocios (por ejemplo, compañías de seguros). Con base a la información del cliente, la compañía proporciona un producto de verificación de identidad para otras compañías que desean verificar la información de una persona. Y dado que esa primer compañía tiene tanta información de clientes, es probable que otras compañías usen este producto de verificación de identidad.
Finalmente, ¿Cuál es el valor comercial de la transformación digital? Debes tener en cuenta que la verificación de identidad no era una competencia de la empresa hasta ahora. Sin embargo, la compañía identificó un modelo de negocio adicional basado en la información del cliente que podría complementar (o incluso suplementar) su negocio y mercado actual.
Eso es Transformación Digital.
Estoy seguro que tu empresa, no importa a qué rubro se dedique, tiene un montón de información que digitizada y digitalizada, pudiera valer oro, siempre y cuando aproveches al máximo las tecnologías digitales para transformar tus actividades comerciales, competencias y modelos de negocios.